Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Beschrijving

Als Statenmedewerker secretariaat maakt u deel uit van het team van de Statengriffie (ca.15 medewerkers) dat zorg draagt voor de ondersteuning van Provinciale Staten zowel procedureel, procesmatig als inhoudelijk. Samen met uw collega Statenmedewerker secretariaat vormt u het in- en externe aanspreekpunt van de Griffie en bent u daarmee een belangrijk visitekaartje van de Griffie. Verder ondersteunt u de griffier en haar medewerkers zodanig dat deze in staat worden gesteld hun dagelijks werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Meer specifiek bent u belast met:

• eerste (telefonisch) aanspreekpunt voor de statenleden, collega's uit de organisatie en externe instanties voor zaken van algemene en huishoudelijke aard;


• het beheer van iBabs, het digitaal informatiesysteem voor Provinciale Staten (w.o. publiceren van schriftelijke vragen van Statenleden en vergaderingen) en het CMS van de website (w.o. het publiceren van gegevens over PS-leden);


• beheer Statenpostbus / post Griffie;


• beheer van gegevens PS-leden;


• het regelen van de facilitaire voorzieningen rondom vergaderingen, gesprekken en (informatie)bijeenkomsten/werkbezoeken;


• de agendabewaking en -planning van de griffier;


• het in overleg opstellen van de agenda en verslagleggen van interne overleggen;


• archivering Griffie-aangelegenheden;


• beheer van digitale P-dossiers;


• budgetbeheer w.o. de verplichtingen- en factuuradministratie;


• alle overige voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden.

Functie-eisen

• u bent een duizendpoot met een MBO+ werk- en denkniveau;


• u bent bedreven in de toepassing van geautomatiseerde kantoorsystemen en computerprogramma's (w.o. iBabs, PIMS, K2F, docman, word, excel, access e.d.);


• u heeft aantoonbare affiniteit met of ervaring in het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;


• u kunt zorgvuldig omgaan met gevoelige informatie;


• u kunt goed omgaan met onverwachte situaties;


• u bent accuraat en consciëntieus;


• u bent resultaat- en klantgericht;


• u bent een waar organisatietalent;


• uw communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk, zijn goed ontwikkeld;


• u kunt zelfstandig werken;


• u bent gewend te improviseren en gemakkelijk te schakelen tussen de verschillende werkzaamheden;


• omdat de Griffie een kleine werkeenheid is, is het van belang dat u een teamspeler bent die bij piekbelasting bereid is ook buiten de kantooruren samen met collega's de schouders er onder te zetten.


• vanwege de diversiteit aan werkzaamheden en de hoge werkdruk binnen de Griffie verlangen wij van u een flexibele en dienstverlenende instelling;

Wat wij bieden

Het betreft een fulltime functie (36 uur) van tijdelijke aard (ter vervanging van). De salarisindicatie is conform cao Provincies max. salarisschaal 7.