Als statenmedewerker secretariaat vorm je samen met één collega het eerste aanspreekpunt en ben je daarmee een belangrijk visitekaartje van de Griffie. Je ondersteunt de Griffier en andere collega’s zodanig dat deze in staat worden gesteld hun dagelijks werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. Het team van de Statengriffie draagt zorg voor de ondersteuning van Provinciale Staten zowel procedureel, procesmatig als inhoudelijk. Je bent klantgericht, sociaal vaardig, sterk in plannen en organiseren en hebt een stressbestendig, proactieve, flexibele houding.
De Griffie is een zelfstandige organisatie-eenheid binnen de provinciale organisatie en is blijvend in ontwikkeling. De Griffie draagt zorg voor de coördinatie en de organisatie (zowel procedureel als inhoudelijk) van bijeenkomsten van het Limburgs Parlement en adviseert (de leden van) het Limburgs Parlement over de mogelijkheden, middelen en instrumenten die hen ten dienste staan voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Het team bestaat uit veertien collega’s. Samen met één andere collega vorm jij het secretariaat van de Griffie. Onafhankelijkheid, politiek-bestuurlijke sensitiviteit, omgevingsbewustzijn, vernieuwingskracht, klant-, samenwerkings- en oplossingsgerichtheid kenmerken de Griffie.
Bij deze eigentijdse, vooruitstrevende griffie werk je in een dynamische politieke omgeving
Je bent het eerste (telefonische) aanspreekpunt voor de Statenleden, Burgercommissieleden en fracties, collega’s uit de organisatie en externe instanties voor zaken van algemene en organisatorische aard. Je doet het beheer van het digitale informatiesysteem voor Provinciale staten, dit systeem heet Ibabs. Hierin organiseer je Staten- en commissievergaderingen en publiceer je gegevens voor de PS-leden, begeleidt je de antwoorden op schriftelijke vragen door en verwerk je alle binnengekomen post. Op facilitair gebied regel jij de juiste voorzieningen rondom vergaderingen en andere (informatie)bijeenkomsten of werkbezoeken. Samen met jouw collega beheer je de agenda c.q. planning van de Griffier en verricht je alle voorkomende secretariële en (financiële)administratieve werkzaamheden die daarbij horen.
Je vervult je functie in een sterk dynamische omgeving waarin je samenwerkt met gedreven collega’s. Statenleden vervullen hun rol niet enkel binnen kantooruren. Dit betekent dat je ook zo nu en dan buiten je reguliere werktijden even doorwerkt als de situatie daar om vraagt. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen op dagen waarop statenvergaderingen, commissievergaderingen of informatiesessies zijn.
Het Limburgs Parlement, Provinciale Staten, staat midden in de samenleving en wordt gevormd door 47 Statenleden die gekozen zijn door de Limburgse bevolking. In het Limburgs Parlement zijn op dit moment 12 partijen vertegenwoordigd. Verkiezingen voor het Limburg Parlement vinden elke vier jaar plaats. Het Limburgs Parlement voelt zich sterk verankerd in de Limburgse samenleving en hecht er veel waarde aan zichtbaar te zijn in de Limburgse samenleving bij de uitvoering van zijn taken. Om voortdurend aansluiting te houden, onderhouden leden van het Limburgs Parlement en partijen veelvuldig contacten met de Limburgers en oriënteren zij zich op maatschappelijke ontwikkelingen en problemen op de beleidsgebieden waarvoor de Provincie aan de lat staat of waarvoor zij aandacht wensen van de Provincie.
Het Limburgs Parlement neemt initiatieven om maatschappelijke vraagstukken -op onder meer de gebieden economie, cultuur, mobiliteit, natuur en ruimtelijke ontwikkelingen- aan te pakken en stelt daarvoor (beleids)kaders vast. Tevens beoordeelt het de kaders die door het College van Gedeputeerde Staten worden voorgesteld en controleert de uitvoering daarvan. Het Limburgs parlement stelt jaarlijks de begroting en rekening vast.
De geselecteerde kandidaat zal aan het einde van de selectieprocedure van ons het verzoek krijgen om een VOG aan te vragen bij de gemeente en na goedkeuring van Justis aan ons te overleggen.
Eerste gesprekken zullen via Webex plaatsvinden op 9 december 2021 na 15.00 uur.