Als administratief medewerker voor het besluitvormingsproces van Gedeputeerde Staten verzorg jij samen met twee collega’s de coördinatie van de stukkenstroom van het besluitvormingsproces van Gedeputeerde Staten (GS) en de publicatie van berichtgeving aan Provinciale Staten (PS).
Het cluster Concern is de trusted advisor van het bestuur, de directie en de ambtelijke organisatie voor onafhankelijk en objectief advies over doeltreffendheid en doelmatigheid van beleid, over risicobeheersing en rechtmatigheid. Bewaking van de kwaliteit van bestuurlijke informatievoorziening en besluitvorming, waaronder GS- en PS-nota’s vormt hier een belangrijk onderdeel van. Het cluster bestaat uit twee teams: Bestuurs- en directieondersteuning (BDO) en Concerncontrol en -advies (CCA). De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuurs-en directieondersteuning.
‘Het cluster is de trusted advisor van bestuur, directie en het clustermanagement voor onafhankelijk en objectief advies’
Gedeputeerde Staten (GS) vergaderen iedere week over de te nemen besluiten. GS doen dit op basis van adviesstukken die door medewerkers zijn opgesteld. Voordat deze stukken naar GS gaan, komen deze eerst langs jou en je twee collega’s.
Jullie team toetst de aangeleverde stukken op compleetheid, lay-out en vormvereisten en draagt zorg voor de afstemming over het proces met de bestuurssecretaris van GS. De bestuurssecretaris is tevens je directe leidinggevende. Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers de GS-stukken op de juiste manier opstellen en tijdig aanleveren geven jij en je collega’s hier instructies over. Ditzelfde geldt voor de publicatie van stukken voor PS. Jullie team zorgt voor het verzendklaar maken, publiceren en afstemmen met o.a. de bestuurssecretaris van GS en stellers. Publicaties voor PS kunnen o.a. gaan over voorstellen aan PS, beantwoording van schriftelijke vragen, mededelingen van de portefeuillehouder, uitnodigingen, besluitenlijsten, rittenstaten en openbare agenda’s.
GS-stukken worden via het programma SharePoint aangeleverd door alle afdelingen binnen de organisatie. Hierdoor heb je tijdens je werk informerend en adviserend contact met medewerkers vanuit allerlei organisatieonderdelen, bestuursassistenten, bestuursadviseurs en medewerkers van de griffie.
Zodra alle ingekomen stukken kloppen draag jij zorg voor het samenstellen en verspreiden van de GS-map. Dit betekent dat jij er voor zorgt dat de juiste stukken bij de leden van het college van GS terecht komen. Hiervoor werken wij met IBabs.
Deze werkzaamheden centraliseren zich vooral op dinsdag tot en met vrijdagochtend. Daarnaast bied jij ondersteuning aan beide teams binnen Concern bij de uitvoering van audits en beleidsonderzoeken zowel inhoudelijk als procesmatig.
Wie werkt bij de Provincie Limburg, werkt voor het welzijn en de welvaart van Limburg en de Limburgers. Resultaten boeken met impact is hierbij onze gezamenlijke missie. Dit doe je in een omgeving waarin je je met een schat aan cultureel erfgoed en toeristische trekpleister vrijwel op vakantie waant. Noord-Limburg heeft het natuurrijke Land van Peel en Maas en de vennen en stuifduinen in de Maasduinen. Midden-Limburg heeft het grootste aaneengesloten watersportgebied van Nederland, de Maasplassen. En in Zuid-Limburg is er het groene Heuvelland.
De Provincie Limburg groeit naar een open, lerende overheidsorganisatie, waar ruimte is voor professionals om innovaties na te streven samen met relevante partners. Dit vraagt eigen verantwoordelijkheid van medewerkers voor hun eigen ontwikkeling. De Provincie Limburg ondersteunt krachtig persoonlijke ontwikkeling en verwacht daarbij ook initiatief en inspanningen van haar medewerkers.
De geselecteerde kandidaat zal aan het einde van de selectieprocedure van ons het verzoek krijgen om een VOG aan te vragen bij de gemeente en na goedkeuring van Justis aan ons te overleggen.
De selectiegesprekken vinden plaats op donderdag 13 januari 2022.