Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Ben jij de verbindende factor die de dynamiek van bestuurlijke processen en het vormen van beleid begrijpt? Grijp dan deze unieke kans om een sleutelrol te vervullen en jezelf verder te ontwikkelen in het boeiende vakgebied van bestuursondersteuning!

Wat ga je doen?

In het kloppend hart van de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) zoeken we een nieuwe collega voor onze heringerichte Afdeling Bestuursondersteuning en Secretariaat. Als secretaris werk je nauw samen met een team van 3 ervaren collega's om de decaan en het Faculteitsbestuur FHML te ondersteunen. Jouw dagelijkse taken variëren van het notuleren van vergaderingen tot het afhandelen van correspondentie en het bijdragen aan diverse projecten. Een dynamische mix van verantwoordelijkheden waarin geen dag hetzelfde is!

Jouw verantwoordelijkheden:

• Vlotte afhandeling van brieven/e-mails en het opstellen van doeltreffende memo’s en adviezen.
• Voorbereiden en verslaglegging van vergaderingen, inclusief evaluatie-, jaar- en planning- en control gesprekken.
• Actieve betrokkenheid bij de uitvoering en bewaking van besluitvorming.
• Verzamelen, toetsen, integreren en redigeren van informatie voor de decaan en het Faculteitsbestuur.
• Toepassen van facultaire en universitaire regelgeving, met specifieke aandacht voor promoties.
• Naadloze afstemming met verschillende organisatieniveaus, interne en externe collega’s en relaties.

Functie-eisen

Ben jij de doortastende professional die we zoeken?

Wij zijn op zoek naar iemand met een unieke combinatie van ervaring en vaardigheden:

• Ervaring en Educatie: Minimaal 3 jaar werkervaring en een MBO/HBO-opleiding.
• Taalvaardigheid: Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse (C2 niveau) als Engelse (B2) taal.
• Verslaglegging Expertise: Ervaring met verslagleggingen tekstredactie.
• Generalistische Aanpak: Snel eigen maken van nieuwe onderwerpen is jouw kracht.
• Communicatieve Vaardigheden: Sterk zowel schriftelijk als mondeling.
• Organisatietalent: Uitblinken in plannen, organiseren en werken onder tijdsdruk.
• Teamspeler met Zelfstandigheid: Open communicatie, zowel in teamverband als zelfstandig.
• Resultaatgerichtheid: Dienstverlenend en streven naar doel- en resultaatgerichtheid.
• Proces- en Projectmatige Ervaring: Bekend met zowel procesmatig als projectmatig werken.
• Proactieve Houding en Hands-on Mentaliteit: Actieve en hands-on benadering.

Wat biedt de UM?

Als Secretaris bij Faculty of Health, Medicine and Life Sciences kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 9 - 10 conform UFO-profiel Secretaris met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €3377,00 en €5090,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,8 - 1,0 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.?
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.?
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.?

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier

Universiteit Maastricht

Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier

Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)

In de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) draait alles om gezond leven. Ons onderzoek en onderwijs is niet alleen gericht op herstel maar focust sterk op preventie, gezondheidsbehoud en gezondheidsbevordering. We zijn erop uit om met onze kennis en kunde daadwerkelijk te kunnen zorgen voor gezonde levens van individuele mensen én de maatschappij als geheel. In onderwijs, onderzoek en zorg is de FHML sterk verbonden met het academisch ziekenhuis Maastricht waarmee ze samen het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+) vormt.

De FHML wordt gevormd door een (inter)nationale community medewerkers en studenten en is de grootste faculteit van Maastricht University. De faculteit biedt een breed palet aan Nederlands- en Engelstalige bachelor- en masteropleidingen in vernieuwende onderwijsconcepten waarin de nadruk altijd ligt op het bouwen van bruggen naar de praktijk.

Het multidisciplinaire onderzoek van de FHML richt zich op een aantal zorgvuldig gekozen actuele thema’s. Naast onderzoek dat is gericht op het verkrijgen van nieuwe inzichten gaat het ook om onderzoek waarvan de resultaten direct vertaald kunnen worden naar concrete toepassingen en innovaties. De uitvoering van de verschillende onderzoeksprogramma's is georganiseerd in onze zes graduate schools en twee instituten

Nieuwsgierig?

Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Anouk Kerkhofs, hoofd Afdeling Bestuursondersteuning en Secretariaat via anouk.kerkhofs@maastrichtuniversity.nl of +31 6 46705070 voor meer informatie.

Solliciteren?

Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Secretaris? Solliciteer dan nu, uiterlijk 10 december 2023, op deze functie.

Een (ontwikkel) assessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure en als hulpmiddel dienen bij het maken van een ontwikkelplan.

De vacature staat open voor interne en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.