Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Secretaresse – FSE Bureau Onderwijs (1.0 fte)

Hoe wij ons team zouden beschrijven: ondernemend, servicegericht, plezierig en ambitieus. Misschien word jij onze flexibele, vriendelijke en rustige steun en toeverlaat die ons team compleet maakt.

De functie

Bij de Faculty of Sciences and Engineering (FSE) zijn wij binnen het Bureau Onderwijs (BO) op zoek naar een secretaresse die ons kan ondersteunen bij diverse administratieve, financiële en organisatorische taken. Het Bureau Onderwijs (oftewel: Office of Student Affairs) is het centrale aanspreekpunt voor alle studenten en docenten. Het BO ondersteunt de onderwijsprocessen van twee bestaande masterprogramma’s en van één bachelorprogramma dat in september 2021 van start gaat. Het gaat om een relatief nieuw team dat bestaat uit vijf collega’s; ieder met een eigen rol, specifieke achtergrond en eigen ervaring, maar met een gezamenlijke wens om de tijd op het werk zo prettig mogelijk door te brengen. We zoeken een enthousiaste administratieve professional die er blij van wordt om ons hierbij te ondersteunen. Jouw rol in het team is om:

• Jouw collega’s te ondersteunen met secretariële taken (afspraken plannen, agenda’s beheren, notuleren, etc.).
• Rekeningen af te handelen en budgetten te beheren.
• Te helpen bij personele zaken (begeleiden van de administratie omtrent vacatures, tijdelijke contracten, jaarlijkse cyclus functioneringsgesprekken monitoren, etc.).
• Te ondersteunen bij projecten en evenementen (materiaal verzorgen, presentaties voorbereiden, catering regelen, etc.).
• Het netwerk met collega secretaresses binnen de organisatie te onderhouden.
• In te springen daar waar nodig en onze stabiele steunpilaar te zijn.

Het profiel

Functie-eisen

• MBO/MBO+ werk- en denkniveau verkregen door opleiding en/of werkervaring.
• Ervaring met en/of affiniteit met secretarieel/administratief werk is een pré.
• Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse taal is een vereiste.
• Een uitstekende beheersing van het Microsoft Office pakket.

Competenties

• Je bent georganiseerd en proactief.
• Je werkt gestructureerd en accuraat.
• Je kunt zelfstandig werken zonder veel sturing.
• Je past je makkelijk aan in een veranderende en groeiende omgeving.
• Je bent gemotiveerd om het beste uit jezelf te halen en je werkt oplossingsgericht.
• Je bent benaderbaar, je kunt goed samenwerken en je hebt een hoog serviceniveau.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden een tijdelijk fulltime dienstverband voor 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Dit is wat de Universiteit Maastricht jou biedt:

• Bruto maand salaris van minimaal € 2.052,- en maximaal € 3.144,- gebaseerd op een fulltime aanstelling (38 uur/week) afhankelijk van kwalificaties en werkervaring (schaal 6 of 7 in UFO-profielen).
• Een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8.3% van het jaarinkomen.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en pensioenopbouw.
• Mogelijkheid om deel te nemen in de collectieve zorgverzekering.
• Een verwelkomend en enthousiast team en een stimulerende werkomgeving met veel ruimte voor samenwerking en groei.De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl > Support > UM-medewerkers.

Werkgever

De Universiteit Maastricht (UM), is bekend om haar unieke, innovatieve, probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment zo'n 20.000 studenten en 4.700 medewerkers. Ten gevolge van het sterke internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM bestaat uit: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

Diversiteit en inclusiviteit

De Universiteit Maastricht maakt zich sterk voor een inclusieve cultuur. Als een van de meest internationale universiteiten in Europa zijn we ons ervan bewust dat in onze diversiteit onze kracht schuilt. We streven ernaar om medewerkers en studenten uit alle lagen van de bevolking mee te laten tellen in de warme UM gemeenschap. Als gezinsvriendelijke universiteit willen we de carrière voor medewerkers met bijvoorbeeld zorgtaken makkelijker maken.

Afdeling

De Faculteit of Science and Engineering (FSE) bestaat uit verscheidene vooruitstrevende onderwijs- en onderzoeksdepartementen. Studenten en wetenschappers dragen bij aan onderwijsprogramma's op bachelor-, master- en PhD-niveau en nemen deel aan innovatief onderzoek op het gebied van béta-wetenschap, technologie, techniek en wiskunde.

• Meer dan 2400 studenten (75% uit het buitenland)
• 6 bachelor programma’s
• 4 master programma’s
• 3 Liberal arts and sciences programma’s
• 1 pre-bachelor's programma
• Locaties in Maastricht en alle Brightlands campussen (Sittard-Geleen, Heerlen en Venlo)

Meer informatie

Word jij enthousiast van het lezen van deze vacature? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet! Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Judith Buddenberg, Hoofd Bureau Onderwijs, via email: judith.buddenberg@maastrichtuniversity.nl Je kunt je sollicitatie mailen naar recruitmentFSE@maastrichtuniversity.nl