Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Het onderwijsbureau (OB) van het Universiteit Maastricht Talencentrum (TC) is op zoek naar een Medewerker Studentzaken. Het OB is de spil van het TC; ons team beheert de onderwijsadministratie van alle taalcursussen die we door het jaar heen aanbieden voor UM studenten, medewerkers en externen via ons open aanbod. Dit houdt buiten de cursusadministratie veel samenspel in met klanten, de planning, de afdeling communicatie en de sectie coördinatoren. Wij zijn een klein en hecht team dat graag een nieuwe collega verwelkomt om samen het onderwijsbureau efficiënt te laten groeien. (Gewenste startdatum 01 oktober 2023)

Functieomschrijving

Binnen het Talencentrum ben je verantwoordelijk voor de administratieve begeleiding van alle open aanbod cursussen van begin tot einde. Samen met je collega’s zorg je voor het continue verbeteren van de processen.

Jouw belangrijkste taken zijn:

• Correcte voorlichting aan UM studenten en overige klanten (website, e-mail en relevante bijlagen), alsmede oplossen problemen (rooster) en afhandelen verzoeken.
• Dagelijks verwerken van inschrijvingen en actualiseren van aantallen deelnemers per groep, aan de hand van ontvangen betalingen en niveauwisselingen. Beheren van wachtlijsten.
• Verwerken van resultaten aan de hand van scorebestanden en genereren van gepersonaliseerde certificaten, gebruik makend van Excel/Access/SAP.
• Adviseren van verroosteraar/planner met behulp van overzichten van voorgaande onderwijsperiodes en aanleveren van management rapportages voor het Talencentrum als geheel.
• Opstellen, beheren en optimaliseren processen en IT-systemen rondom aanbod, niveaubepalingen, intakes, betalingen, resultatenverwerking, presentielijsten en scorebestanden.
• Definiëren en oplossen van knelpunten binnen de bedrijfsvoering en adviseren van verbeterpunten die optimale samenwerking en afwikkeling bevorderen.
• Inroosteren van studenten voor facultaire taalmodules in SAP/Syllabus+.

Functie-eisen

Jij wordt blij als alle processen op rolletjes lopen. Je streeft ernaar om de beste service te leveren aan onze klanten en collega’s. Je denkt in mogelijkheden en je bent oplossingsgericht.

Daarnaast herken je jezelf in de volgende vaardigheden:

• Je beschikt over MBO+/HBO werkniveau;
• Je functioneert zowel zelfstandig als in teamverband;
• Je beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden, in het Nederlands en Engels, in woord en geschrift;
• Je bent klantgericht en streeft een hoog serviceniveau na;
• Je hebt goede sociale vaardigheden en creëert makkelijk persoonlijke verbindingen;
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig, hebt oog voor detail;
• Je hebt een ‘hands on’ mentaliteit, je ziet het werk;
• Je bent proactief en stressbestendig bij een fluctuerende werkdruk, inherent aan de Academische kalender van de UM;
• Je kunt vlot omgaan met de gangbare ICT-toepassingen (Outlook, Word, Excel, Access);
• Ervaring met Canvas, SAP en Syllabus+ is een plus.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor 1 jaar en bij gebleken geschiktheid kan na 1 jaar overgegaan worden tot een aanstelling voor onbepaalde tijd. UM-medewerkers met een vaste aanstelling behouden hun vaste aanstelling.

Verder bieden we je:

• Het salaris is afhankelijk van kennis en ervaring, gebaseerd op schaal 7 cao-NU (min. € 2.471,- en max. € 3.336,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband);
• 8% vakantie-uitkering en een 8.3% eindejaarsuitkering;
• Flexibele werktijden en goede work-life balance;
• 232 vakantie-uren per jaar bij een fulltime aanstelling (en de mogelijkheid om 2 uur per week extra te werken om 96 extra vakantie-uren op jaarbasis te hebben, bij fulltime dienstverband);
• Extra feestdagen (zoals carnavalsmaandag en –dinsdag, goede vrijdag en Bevrijdingsdag);
• ABP-pensioenregeling.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM.

Werkgever

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment bijna 22.000 studenten en circa 5.000 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

Voor meer informatie zie: http://www.maastrichtuniversity.nl

Afdeling

Talencentrum

Het Talencentrum (TC) is een afdeling binnen het Studenten Service Centrum (SSC) van de Universiteit Maastricht. Het TC verzorgt al sinds 1989 taaltraining gericht op effectieve communicatie van hoogopgeleide professionals in een kennisintensieve en internationale omgeving. De toegevoegde waarde van het TC ligt daarbij op het helpen vergroten van het arbeidsmarktpotentieel van de interne UM-studenten en –medewerkers. Binnen de taaltrainingen is niet alleen aandacht voor de taal, maar ook voor de cultuur en voor de interculturele communicatieaspecten. Daarnaast is het TC betrokken bij de implementatie van het nieuwe Taalbeleid binnen de UM, bij de Taskforce Vluchtelingenbeleid, Taskforce International Classroom en bij allerlei samenwerkingsverbanden binnen en buiten het SSC. Binnen het TC werken docenten en administratieve medewerkers uit meer dan 15 verschillende landen, waarmee een zeer internationale werkomgeving is ontstaan. Het TC kent naast de administratieve backoffice de volgende taalsecties: Nederlands, Engels en Moderne Vreemde Talen. Er werken in totaal ongeveer 30 mensen in vaste dienst en 40-50 mensen in tijdelijke dienst.

Meer informatie over het Talencentrum vind je op:

https://www.maastrichtuniversity.nl/about-um/other-offices/language-centre

Additionele informatie

Wil je meer weten?

De eerste gesprekken zullen online plaatsvinden in week 32 en de eventuele verdere gesprekken fysiek in week 34.Voor meer informatie over deze functie en de selectieprocedure kun je contact opnemen met:

Sarah-Ann Scherders, Coördinator Language Centre Education Office.

Zij is bereikbaar via e-mail: s.scherders@maastrichtuniversity.nl of via tel: +31 43 388 3425, maandag tot en met donderdag tussen 9:00 en 14:00.

Word jij onze nieuwe collega?

Reageren op deze vacature kan door op de button "solliciteer nu" op deze pagina te klikken. Je komt dan bij de sollicitatieprocedure.