Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Ben jij de veelzijdige, enthousiaste collega die ons team compleet maakt? We zijn op zoek naar een flexibele en proactieve secretarieel medewerk(st)er die gedreven is om bij te dragen aan de ontwikkeling van ons secretariaat. Als lid van ons hechte team, samen streven naar voortreffelijke prestaties.

Functieomschrijving

Je komt te werken binnen het team van het secretariaat van de vakgroep O&O en het bedrijfsbureau van het onderzoeksinstituut SHE. Je werk bestaat vooral uit het agendabeheer van de hoogleraren binnen de vakgroep en uit het ondersteunen van de collega’s met diverse (secretariële)werkzaamheden. Je hebt gevoel voor het belang van de onderwerpen die spelen. Daarnaast verricht je alle voorkomende secretariële werkzaamheden. Je bent gewend om veel zaken tegelijk aan te pakken en daarbij goed het overzicht te houden. Belangrijk is dat je zelfstandig en proactief kunt werken, meedenkt met en voor de personen voor wie je werkt en taken naar je toe trekt. Tevens zie je het als een uitdaging om in een hoog tempo zorgvuldig te werken.

Taken:

• Algehele verantwoordelijkheid voor de organisatie van de dagelijkse werkzaamheden van het secretariaat;
• Complex agendabeheer;
• Notuleren vergaderingen;
• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers en externe relaties;
• Ontvangen van bezoekers en telefoonbehandeling;
• Bewaken van deadlines en termijnen;
• Organiseren van bijeenkomsten voor medewerkers en regelen van reizen;
• Administratieve ondersteuning bij vacatures;
• Andere voorkomende ondersteunende werkzaamheden.

Functie-eisen

• Kennis overeenkomstig het niveau van een middelbare opleiding (HAVO/MEAO) en/of aangevuld met een administratieve MBO-opleiding;
• Ruime ervaring als secretarieel medewerk(st)er, bij voorkeur in een universitaire omgeving;
• met uitstekende computervaardigheden (minimaal het MS office pakket);
• Je bent proactief, aanpakker, nauwkeurig en zelfstandig;
• Je bent stressbestendig, kan snel schakelen en bent bedreven in het gebruik van digitale hulpmiddelen;
• Je bent flexibel, leert graag en snel nieuwe dingen;
• Je voelt je verantwoordelijk en stelt de juiste prioriteiten;
• Je bent vriendelijk, ambitieus en betrokken en vindt het leuk om als gastheer/gastvrouw op te treden;
• Je bent sociaal en communicatief vaardig en beheerst uitstekend de Nederlandse taal, en kunt je goed uitdrukken in de Engelse taal in woord en geschrift;
• Je gaat goed om met feedback en geeft je eigen grenzen aan, bent integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Wat biedt de UM?

Als Management/Office-assistent | Vakgroep Onderwijsontwikkeling & Onderwijsresearch bij Faculty of Health, Medicine and Life Sciences kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 7 conform UFO-profiel Management/Office-assistent met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen € 2.693,00 en € 3.636,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0.5 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier

Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier

Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)

In de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) draait alles om gezond leven. Ons onderzoek en onderwijs is niet alleen gericht op herstel maar focust sterk op preventie, gezondheidsbehoud en gezondheidsbevordering. We zijn erop uit om met onze kennis en kunde daadwerkelijk te kunnen zorgen voor gezonde levens van individuele mensen én de maatschappij als geheel. In onderwijs, onderzoek en zorg is de FHML sterk verbonden met het academisch ziekenhuis Maastricht waarmee ze samen het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+) vormt.

De FHML wordt gevormd door een (inter)nationale community medewerkers en studenten en is de grootste faculteit van Maastricht University. De faculteit biedt een breed palet aan Nederlands- en Engelstalige bachelor- en masteropleidingen in vernieuwende onderwijsconcepten waarin de nadruk altijd ligt op het bouwen van bruggen naar de praktijk.

Het multidisciplinaire onderzoek van de FHML richt zich op een aantal zorgvuldig gekozen actuele thema’s. Naast onderzoek dat is gericht op het verkrijgen van nieuwe inzichten gaat het ook om onderzoek waarvan de resultaten direct vertaald kunnen worden naar concrete toepassingen en innovaties. De uitvoering van de verschillende onderzoeksprogramma's is georganiseerd in onze zes graduate schools en twee instituten

Afdeling

De Vakgroep Onderwijsontwikkeling en Onderzoek (O&O) ondersteunt de ontwikkeling, innovatie en het onderzoek van de bachelor, master en post-graduate onderwijsprogramma’s binnen de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) van de Universiteit Maastricht. https://www.maastrichtuniversity.nl/research/educational-development-research

De School of Health Professions Education (SHE) is een onderzoeksinstituut voor onderwijs, onderzoek en innovatie in het gezondheidszorgonderwijs. SHE levert hoogwaardig multidisciplinair onderzoek en biedt onderwijs en advisering op het gebied van ‘health professions education’ aan een internationale doelgroep. Zo draagt SHE bij aan de basis voor de vernieuwing van onderwijsprogramma's en draagt het bij aan betere gezondheidszorg in de toekomst. https://www.maastrichtuniversity.nl/research/school-health-professionseducation

Nieuwsgierig?

Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met D. Dolmans, voorzitter vakgroep O&O via d.dolmans@maastrichtuniversity.nl of S. Quaden, managing director SHE via sandy.quaden@maastrichtuniversity.nl voor meer informatie.

Solliciteren?

Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Management/Office-assistent? Solliciteer dan nu, uiterlijk 7 januari 2024, op deze functie.

De vacature staat open voor interne en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.