Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Op je scherm staan vier volle agenda's en aan jou wordt gevraagd om een uurtje te vinden in de komende twee weken. Word jij daar enthousiast van? Kom dan werken bij de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences. Wij gaan ons Bestuurssecretariaat uit...

Functieomschrijving

De functie

Samen met 3 andere collega’s ondersteun je onze staf- en beleidsmedewerkers in hun dagelijkse activiteiten. Je bent voor hen het eerste aanspreekpunt bij het onderhouden van interne en externe relaties. Je plant voor hen complexe vergaderingen en bijeenkomsten, helpt hen bij het organiseren van de agenda en je ondersteunt je collega’s bij het plannen van activiteiten ten behoeve van het Bestuur. Onze wereld is volop in beweging. Er is daarom geen sprake van een vastomlijnd takenpakket. Om je wel een goed beeld te geven hierbij een aantal taken die je uit zult gaan voeren.

Je dagelijkse taken op een rij :

• fungeren als aanspreekpunt voor in- en externe relaties via telefoon/e-mail;
• veelvuldig plannen van (complexe) vergaderingen en bijeenkomsten;
• verzorgen en redigeren van teksten van (concept)brieven en mails voor interne en/of externe communicatie, zowel Nederlands- als Engelstalig;
• verwerken/registreren van inkomende en uitgaande post via het postregistratiesysteem Corsa;
• voorbereiden en stroomlijnen van vergaderingen en bijeenkomsten via iBabs Meeting Management Platform;
• organiseren en plannen van dienstreizen;
• verrichten van overige secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Het profiel

De collega die we zoeken is een teamspeler die beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een brede interesse. Je vindt het belangrijk om zaken goed te regelen en te organiseren Je bent een echte aanpakker, schrikt niet van ad-hoc problemen, maar je vindt het juist een mooie uitdaging om deze op te lossen en zet indien nodig graag een stapje extra. Je werkt graag samen met collega's, maar je kan ook uitstekend zelfstandig opereren in een dynamische en soms hectische omgeving. Met jouw open uitstraling ben je toegankelijk en draag je bij aan een goede werksfeer.

Functie-eisen

De vereisten voor de functie :

• je beschikt over minimaal een MBO+ diploma in een relevante richting;
• je beschikt over relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• je beheerst de Nederlandse- en Engelse taal in woord en geschrift;
• je hebt uitgebreide kennis van Microsoft Office systemen, zoals Outlook, Word, Excel en MS Teams.

Verder hopen wij dat jij:

• in staat bent om efficiënt en effectief te werken met een hoge mate van accuratesse, pro activiteit en flexibiliteit;
• in staat bent overzicht te houden en goede structuur aan te brengen;
• een ‘hands on’ mentaliteit hebt;
• in staat bent mee te bewegen/te groeien in een snel veranderde omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

Wat biedt de UM?

Als Management/Office-assistent bij Faculty of Health, Medicine and Life Sciences kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 6 conform UFO-profiel Management/Office-assistent met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen € 2.618,- en € 3.298,- bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0.6 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, goede vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.

Werkgever

Universiteit Maastricht

Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier.

Afdeling

Faculty of Health, Medicine and Life Sciences

In de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) draait alles om gezond leven. Ons onderzoek en onderwijs is niet alleen gericht op herstel maar focust sterk op preventie, gezondheidsbehoud en gezondheidsbevordering. We zijn erop uit om met onze kennis en kunde daadwerkelijk te kunnen zorgen voor gezonde levens van individuele mensen én de maatschappij als geheel. In onderwijs, onderzoek en zorg is de FHML sterk verbonden met het academisch ziekenhuis Maastricht waarmee ze samen het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+) vormt.

De FHML wordt gevormd door een (inter)nationale community medewerkers en studenten en is de grootste faculteit van Maastricht University. De faculteit biedt een breed palet aan Nederlands- en Engelstalige bachelor- en masteropleidingen in vernieuwende onderwijsconcepten waarin de nadruk altijd ligt op het bouwen van bruggen naar de praktijk.

Het multidisciplinaire onderzoek van de FHML richt zich op een aantal zorgvuldig gekozen actuele thema's. Naast onderzoek dat is gericht op het verkrijgen van nieuwe inzichten gaat het ook om onderzoek waarvan de resultaten direct vertaald kunnen worden naar concrete toepassingen en innovaties. De uitvoering van de verschillende onderzoeksprogramma's is georganiseerd in onze zes graduate schools en twee instituten.

Additionele informatie

Nieuwsgierig?

Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Anouk Kerkhofs, hoofd afdeling Bestuursondersteuning en Secretariaat via anouk.kerkhofs@maastrichtuniversity.nl voor meer informatie.