Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Ben jij het organisatietalent dat graag een bijdrage wilt leveren aan het programma-aanbod van Studium Generale (SG) samen met een enthousiast team? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Functieomschrijving

De Management Office Assistent SG speelt een essentiële rol bij het werk achter de schermen en is vooral verantwoordelijk voor de logistieke organisatie van onze programma’s. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en werkt hierbij nauw samen met alle teamleden.

Wat ga je doen?

• Je beheert centrale mailboxen en de agenda van het team.
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en notuleert.
• Je geeft (telefonisch) informatie.
• Je verzorgt correspondentie met o.a. sprekers.
• Je regelt logistieke zaken (o.a. reserveren hotels, restaurant en zalen, inzet werkstudenten) voor de realisatie van SG-programma’s.
• Je ondersteunt de Stichting SG inzake contacten met begunstigers en donateurs.
• Je beheert het reserveringssysteem van SG.
• Je zorgt voor bestellingen.
• Je handelt rekeningen af en verzorgt de financiële administratie.

Functie-eisen

Als Management Office Assistent SG ben je dienstverlenend en kun je goed plannen en organiseren. Je bent stressbestendig, communicatief vaardig en kunt makkelijk improviseren indien nodig.

Verder beschik je over:

• Minimaal een afgeronde MBO opleiding, bij voorkeur in de richting van managementassistente.
• Enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Een goede beheersing van Microsoft Office.
• Het vermogen zich nieuwe (ict-)systemen ter ondersteuning van de genoemde taken, makkelijk eigen te maken.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Goede communicatieve en sociale vaardigheden.
• Het vermogen goed te kunnen samenwerken in teamverband.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd : 1 jaar met uitzicht op dienstverband voor onbepaalde tijd.

Naast een afwisselende en uitdagende baan waarin jij er echt toe doet, bieden wij een mooi arbeidsvoorwaardenpakket. Dit bestaat onder andere uit:

• Een dienstverband voor 0.7 FTE voor de duur van 1 jaar en bij gebleken geschiktheid kan na 1 jaar overgegaan worden tot een aanstelling voor onbepaalde tijd. UM-medewerkers met een vaste aanstelling behouden hun vaste aanstelling;
• Het salaris is afhankelijk van kennis en ervaring, gebaseerd op schaal 7 cao-NU (min. € 2.963 en max. € 3.636 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband conform de salarissen per 1 augustus 2023, Cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantie-uitkering en een 8.3% eindejaarsuitkering;
• Flexibele werktijden en goede work-life balance;
• 232 vakantie-uren per jaar bij een fulltime aanstelling (en de mogelijkheid om 2 uur per week extra te werken om 96 extra vakantie-uren op jaarbasis te hebben, bij fulltime dienstverband);
• Extra feestdagen (zoals carnavalsmaandag en –dinsdag, goede vrijdag en Bevrijdingsdag);
• ABP-pensioenregeling.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM.

Werkgever

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment ca. 21.000 studenten en 4.700 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

Wil je meer weten? Bekijk deze video (www.maastrichtuniversity.nl/lifeum/day-life-lisa) om een idee te krijgen van onze universitaire cultuur en de stad Maastricht.

Afdeling

Studium Generale, Studenten Service Centrum

SG draagt bij aan de brede academische vorming van studenten door middel van het organiseren van lezingen, debatten, collegereeksen en een tweejaarlijks cultuur- en kennisfestival: PAS (Pleasure, Art, Science) die bedoeld zijn voor een breed publiek van studenten en geïnteresseerden uit stad en regio. Het team bestaat naast het hoofd die tevens programmamedewerker is, verder uit drie programmamedewerkers en een management office-assistent. De communicatiemedewerker maakt het team weer compleet.

SG is een afdeling binnen het Studenten Service Centrum (SSC). Het SSC helpt studenten met uiteenlopende zaken die te maken hebben met studeren en het studentenleven. Zo voorziet het SSC studenten van informatie over toelating, inschrijving, collegegeld en diploma-erkenning, maar kunnen zij er ook terecht voor juridisch advies over studie gerelateerde zaken, carrière-advies of hulp van een psycholoog. Naast het bieden van individuele en persoonlijke ondersteuning verzorgt het SSC ook extra curriculaire activiteiten. Meer informatie over het SSC is te vinden op https://www.maastrichtuniversity.nl/nl/over-de-um/servicecentra/studenten-service-centrum

Additionele informatie

Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met het hoofd van SG, Rob van Duijn:rob.vanduijn@maastrichtuniversity.nl