Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Ben jij een organisatietalent die snel kan schakelen, een vriendelijk persoon die prioriteert, voor rust, overzicht en een goede sfeer zorgt? Dan maken wij graag kennis met jou!

Functieomschrijving

De afgelopen jaren heeft de Faculty of Science and Engineering (FSE) een flinke groei doorgemaakt, zowel binnen het onderwijs als het onderzoek. Er wordt door iedereen aan de weg getimmerd om een prachtige faculteit te bouwen. Wij zijn actief in high profile projecten zoals de Einstein Telescope Pathfinder en onderwerpen zoals artificial intelligence, circulariteit, robotics, sensor engineering en future of farming. Thema’s die belangrijk zijn voor de toekomst!

Omdat we snel groeien en veel energie hebben zijn we soms een beetje onconventioneel en betreden we zelf nieuwe, niet platgetreden paden. Dit vergt veel flexibiliteit van de hele organisatie en dus ook van de directie en het bestuur. Jij bent degene die ze hierin ondersteunt en je bent in deze hectische tijd een baken van rust.

Wat ga je doen?

• Fungeren als aanspreekpunt voor in- en externe relaties onsite en via telefoon/e-mail.
• Plannen, voorbereiden en notuleren van (online en fysieke) vergaderingen (Nederlands- en Engelstalig).
• Verzorgen van in- en externe correspondentie (Nederlands- en Engelstalig).
• Digitaal archiveren, telefoonafhandeling, agendabeheer en ondersteuning bij de organisatie van personeelsbijeenkomsten.
• Verantwoordelijk voor declaraties en bestellingen.
• Actief bijdragen aan verdere structurering, optimalisering en standaardisering van werkprocessen.
• Je bent in staat om mee te bewegen/te groeien in een snel veranderende omgeving.
• Het gastvrij ontvangen van bezoekers.
• Overige voorkomende secretariële werkzaamheden.

Functie-eisen

Wat neem je mee?

• Een sterk georganiseerde teamspeler die proactief en dienstverlenend is ingesteld.
• Een echte duizendpoot die graag ondersteunend bezig is, structuur kan aanbrengen en een helikopterview heeft.
• Je bent een flexibel, servicegericht, enthousiast persoon met een goede werkinstelling.
• Je ondersteunt en werkt nauw samen met je collega van het bestuurssecretariaat en waar nodig, opereer je zelfstandig en ben je in staat resultaten te behalen in een hectische omgeving.
• Je bent integer en discreet in handelen en optreden.
• Je bent in staat om efficiënt en effectief te werken met een hoge mate van accuratesse en pro activiteit.
• Je hebt kennis van en ervaring met agendabeheer en het MS-Office pakket, zoals MS Teams, Outlook en Word; deze programma’s hebben voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om je de applicaties waar de UM mee werkt, (zoals Corsa, Ibabs en SAP) snel eigen te maken.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je beschikt over minimaal een MBO+ diploma in een relevante richting en werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale of bestuurlijke organisatie.

Binnen deze functie werk je nauw samen met en vervang je de andere management assistente tijdens haar afwezigheid en vice-versa.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden een fulltime contract. Een parttime contract (min. 0.8 FTE) is bespreekbaar.

In eerste instantie krijg je een contract voor 1 jaar dat bij goed functioneren wordt omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd.

Het salaris bedraagt minimaal € 2.402,- en maximaal € 3.336,- bruto per maand gebaseerd op een fulltime aanstelling (38 uur/week) afhankelijk van kwalificaties en werkervaring (schaal 6 of 7). (UFO-profiel: Management-Office Assistent, niveau 2 of 3).

Daarnaast biedt de Universiteit Maastricht uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ABP-pensioen, 328 uren verlof per kalenderjaar in de keuzevariant van de 40-urige werkweek, een vakantie-uitkering (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%).

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM.

Werkgever

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment bijna 22.000 studenten en circa 5.000 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience. Voor meer informatie zie: http://www.maastrichtuniversity.nl

Additionele informatie

Voor meer informatie over de positie kun je contact opnemen met:

Nancy van Velsen, management assistent Decaan en Directeur, via

email: nancy.vanvelsen@maastrichtuniversity.nl of telefonisch: +31 43 388 1361Parttime dag: woensdag).

We willen zo snel mogelijk persoonlijk met je kennismaken, dus als jij er voor ons uitspringt, dan zullen we al lopende de procedure gesprekken plannen.

Reageren op deze vacature kan door op de button "solliciteer nu" te klikken. Je komt dan bij de sollicitatieprocedure.