Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Als Universiteitsbibliotheek (UB) ondersteunen wij de community van de Universiteit Maastricht (UM) bij het behalen van hun academische doelen in onderzoek en onderwijs. Ben jij een enthousiaste en proactieve Management Assistent die ons managementteam optimaal ondersteunt om deze belofte waar te maken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Functieomschrijving

Als Management Assistent bij het secretariaat van de Universiteitsbibliotheek (UB) krijg je een veelzijdige, afwisselende functie met diverse administratieve, organiserende en planningstaken binnen een inspirerende internationale organisatie. Een hele afwisselende baan dus, waar je uitstekend past als je enerzijds zeer dienstverlenend bent, maar ook over een gezonde dosis ondernemerschap beschikt. Met jouw werk als Management Assistent draag je bij aan het goed functioneren van de organisatie door het leveren van adequate secretariële en administratieve ondersteuning aan het managementteam en de planning en organisatie van diverse activiteiten en evenementen.

Jij gaat je bezighouden met:

• Het ondersteunen van het Managementteam middels proactief en accuraat agendabeheer;
• Het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en afhandelen van taken voortkomend uit de genomen besluiten;
• Het zelfstandig opstellen en verwerken van correspondentie (e-mails, brieven, notities, verslagen) en zorgen voor een juiste (digitale) archivering;
• Het opstellen en up to date houden van de planning van diverse diensten en (trainings)activiteiten;
• Het organiseren en coördineren van bijeenkomsten en evenementen;
• Het coördineren, optimaliseren en controleren van processen en procedures.

Functie-eisen

Wij zijn op zoek naar jou als je proactief, goed georganiseerd, gestructureerd en accuraat werkt. Je bent goed in het stellen van prioriteiten en hebt een vriendelijke, stevige persoonlijkheid. Je neemt initiatief, kan een veelheid van diverse taken aan en goed de processen binnen een secretariaat monitoren en daarop anticiperen. Je bent flexibel ingesteld, werkt graag zelfstandig, maar werkt ook graag samen. Daarnaast ben je in staat om zaken snel te leren en op te pakken, beschik je over een goed gevoel voor gastvrijheid, humor en een groot relativeringsvermogen. Omdat de UB volop in beweging is, zoeken we een bouwer. Iemand die processen overziet, verbetert en die helpt het secretariaat mee te laten innoveren met de organisatie.

Verder heb je:

• Een mbo+/hbo-werk- en -denkniveau met een administratieve/organiserende achtergrond;
• Relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
• Uitstekende beheersing van MS Office-applicaties zoals Outlook, Word, Excel, Powerpoint;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd : 1 jaar met uitzicht op vast dienstverband.

Als Management Assistent bij de UB kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht.

Verder bieden wij je:

• Een interessante en uitdagende functie voor minimaal 24 en max. 38 uur per week;
• Ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in het vak;
• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 7 conform UFO-profiel Management Assistent, functieniveau 2 met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen € 2.693,- en € 3.636,- bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week);
• In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing;
• Naast goede primaire arbeidsvoorwaarden biedt de UM ook een mooi pakket secundaire arbeidsvoorwaarden. Hierbij kun je denken aan: flexibele werktijden, 232 vakantie-uren per jaar bij een fulltime aanstelling, een goede pensioenregeling, mogelijkheid tot thuiswerken waarbij een thuiswerkplek gefaciliteerd wordt, mogelijkheid om gebruik te maken van sportfaciliteiten, ouderschapsverlof en CAO à la carte;
• Aanstelling zal in eerste instantie tijdelijk plaatsvinden voor een periode van 1 jaar met een omvang van min. 0.6 en max. 1.0 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de aanstelling voor deze functie omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht (UM) zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website  http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM

Werkgever

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment bijna 22.000 studenten en circa 5.000 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

Meer informatie vind je op www.maastrichtuniversity.nl

Afdeling

Universiteitsbibliotheek

Supporting your academic goals, daar staan we als Universiteitsbibliotheek voor. We staan nauw in verbinding met de academische wereld en zijn binnen deze community cruciaal voor student, docent en onderzoeker in de digitale transitie. We dragen bij aan het UM Open Science beleid, dé beweging die de impact van de wetenschap nog meer vergroot, door onze service te richten op het openstellen en transparant maken van wetenschappelijke informatie. De UB is ook zelf volop in ontwikkeling en dit biedt onze professionals alle ruimte om hun ondernemerschap te tonen en mee te groeien. Dit doen we met een zeer gedreven en heel collegiaal team waarbij aandacht is voor ieders wellbeing. Kom jij deel uitmaken van dit team?

Wil je meer weten over de dienstverlening van de UB, bekijk dan onze video Of neem een kijkje op de website en ontdek onze informatie- en dienstverlening.

Additionele informatie

Nieuwsgierig?

Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Claudia van Oppen (directeur Universiteitsbibliotheek) via c.vanoppen@maastrichtuniversity.nlvoor meer informatie.

Om te solliciteren op deze vacature druk je op de knop 'Apply now' om de sollicitatieprocedure te zien.