Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Op zoek naar een Executive Assistant functie in een internationale dynamische en bestuurlijke omgeving? De Universiteit Maastricht zoekt een Executive Assistant ter versterking van het secretariaat van de afdeling MUO/HRM. In deze functie ondersteun je samen met je collega’s de directeur, adjunct-directeur en beleidsmedewerkers van MUO/HRM. Ben jij een organisatietalent, werk je graag samen een team en is prioriteren, laveren en snel schakelen vanzelfsprekend voor jou? Lees dan snel verder.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de directeur en adjunct-directeur en de beleidsmedewerkers van MUO/HRM. Je werkt nauw samen met jouw drie collega’s van het HRM-secretariaat, de Griffie CvB en andere secretariaten binnen het MUO/Support Office.

Een greep uit je takenpakket:

• Met grote nauwkeurigheid beheer je de complexe agenda van de directeur MUO/HRM en leg je verbanden tussen de e-mail, agenda en acties van de directeur.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor in- en externe relaties via telefoon/e-mail.
• Je verzorgt correspondentie, zowel Nederlands- als Engelstalig.
• Je organiseert, bereidt vergaderingen voor en werkt acties die hieruit voortvloeien verder uit.
• Je plant afspraken, bijeenkomsten en evenementen voor de beleidsmedewerkers met alles wat daarbij komt kijken (catering, ruimtereservering e.d.)
• Je draagt acties bij aan de verdere structurering, optimalisering en digitalisering van werkprocessen.
• Je organiseert en plant dienstreizen.
• Je voert overige voorkomende ondersteunende werkzaamheden uit.

FUNCTIE-EISEN

Wat neem je mee?

• Met jouw (organisatie)talent en vriendelijke persoonlijkheid, kun je snel schakelen tussen steeds wijzigende omstandigheden. Je prioriteert, zorgt voor rust, overzicht en een goede sfeer.
• Je bent toegankelijk en samenwerken staat voor jou voorop.
• Je bent onderdeel van het team en waar nodig, opereer je zelfstandig en ben je in staat resultaten te behalen in een hectische omgeving.
• Je handelt integer en discreet.
• Je werkt efficiënt en effectief met een hoge mate van accuratesse en pro activiteit.
• Je hebt kennis van en ervaring met complex agendabeheer en het MS-Office pakket, zoals MS Teams, Outlook en Word; deze programma’s hebben voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om je de applicaties waar de UM mee werkt, (zoals Ibabs en SAP) snel eigen te maken.
• Je bent in staat om mee te bewegen/te groeien in een snel veranderende omgeving.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift en een vriendelijke en toch directe stijl van communiceren.
• Je hebt een ‘hands on’ mentaliteit en zet graag een stapje extra.
• Je beschikt over minimaal een MBO+ diploma in een relevante richting en ruime werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale of bestuurlijke organisatie.
• Je werkdagen zijn in overleg, maar bij voorkeur in ieder geval op maandag en vrijdag. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar er wordt verwacht dat je regelmatig op kantoor bent. Tijdens vakanties neem je waar voor je collega’s en vice-versa.

ARBEIDSVOORWAARDEN

Dienstverband voor bepaalde tijd: Een jaar en bij volledig en goed functioneren bieden we uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. De functie is ingedeeld in schaal 7 CAO NU: min. € 2.471,00 per maand max. € 3.336,00 bij een fulltime dienstverband (38 uren per week). Daarnaast biedt de Universiteit Maastricht uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ABP-pensioen, 328 uren verlof per kalenderjaar in de keuzevariant van de 40-urige werkweek, een vakantie-uitkering (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%). De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM

WERKGEVER

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment bijna 22.000 studenten en circa 5.000 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

ADDITIONELE INFORMATIE

Voor additionele informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Nieke Last (0634381118) of Charlotte Evers (0634451423).