Werken in de regio Maastricht

Vind hier de vacature die bij je past

zoeken

Vacatures zoeken

Vacature: Exchange Office - tijdelijke functie

Werkgever:Maastricht University
Plaats:Maastricht

Krijg jij energie van het ondersteunen van (internationale) studenten? Kun je goed overzicht bewaren en schakel je makkelijk tussen verschillende werkzaamheden, zoals het informeren van studenten en het uitvoeren van administratieve taken? Werk je graag zelfstandig, in een klein teamverband? Dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren!

Functieomschrijving

Als Exchange Officer functioneer je binnen het Bureau Onderwijs van de Faculty of Psychology and Neuroscience (FPN). Bureau Onderwijs ondersteunt de organisatie van het onderwijs. Een van de afdelingen binnen Bureau Onderwijs is het International Relations Office (IRO). Je wordt primair ingezet bij het International Relations Office.

Het IRO faciliteert de uitwisseling van Bachelor studenten van en naar buitenlandse onderwijsinstellingen. FPN heeft hiertoe formele uitwisselingsovereenkomsten met ruim 90 universiteiten binnen en buiten Europa. Studenten die voor studie-/stagedoeleinden tijdelijk in het buitenland verblijven kunnen in aanmerking komen voor Erasmus+ subsidie. Het IRO ondersteunt inkomende en uitgaande studenten voor, tijdens en na hun verblijf in het buitenland.

De doelgroep bestaat voornamelijk uit inkomende en uitgaande uitwisselings- en stagestudenten. Je werkt nauw samen met twee IRO collega’s (de Coördinator/Teamleider en de International Relations Officer), het UM Erasmus+ Office en collega’s binnen en buiten FPN en buitenlandse partneruniversiteiten.

Kerntaken

De functie zal bestaan uit administratieve en organisatorische werkzaamheden op het gebied van studie en stage in het buitenland.

  • Administratieve ondersteuning bij het proces rondom de studentuitwisseling (opstellen verklaringen, uitdraaien cijferlijsten, bijwerken overzichten, archivering studentdossiers en uitwisselingscontracten, etc.);
  • Uitvoering van de Erasmus+ beursadministratie voor uitgaande studie- en stagemobiliteiten, in nauwe samenwerking met het UM Erasmus+ Office (verwerken Erasmus+ learning agreements en goedkeuringsaanvragen voor vakken in buitenland);
  • Informeren en adviseren van inkomende en uitgaande uitwisselingsstudenten en stagiairs over het buitenlandverblijf en Erasmus+ beurzen (via e-mail en spreekuur);
  • Financiële administratie IRO budgetten (verwerken declaraties, etc);
  • Ondersteuning bij voorlichtingssessies en introductiedagen (eind augustus);
  • Up-to-date houden intranet en social media

Functie-eisen

  • Minimaal MBO+ werk- en denkniveau;
  • Affiniteit en/of ervaring met het werken in een internationale werkomgeving, en het begeleiden van (internationale) studenten;
  • Je bent enthousiast, zelfstandig, zorgvuldig, flexibel en servicegericht;
  • Je werkt nauwkeurig, kunt snel schakelen en vindt het leuk om diverse taken uit te voeren;
  • Je hebt goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden voor een soepele omgang met studenten, staf en partneruniversiteiten;
  • Zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift zijn een must;
  • Ervaring met verschillende softwaresystemen, zoals MS Office (Excel, Word, en Outlook). Kennis van systemen zoals SAP, CORSA en Qualtrics is een pré;
  • Je bent beschikbaar vanaf half mei en flexibel qua inzetbaarheid (geen vakantie geboekt: 7 juli – 25 juli, 9 -12 september en 15 – 26 september).

Wat biedt de UM?

Als Exchange Officer bij Faculty of Psychology and Neuroscience kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

  • Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 7 conform UFO-profiel Medewerker studentenzaken met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €2899,00 en €3809,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
  • Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 5 maanden met een omvang van 0,6 FTE. Het betreft een vervanging van een collega die met zwangerschapsverlof is. De beoogde startdatum is 19 mei 2025.
  • Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.?
  • Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.?
  • Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.?

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier

Universiteit Maastricht

Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier

Faculty of Psychology and Neuroscience

De Faculty of Psychology and Neuroscience (FPN) is een internationale faculteit met studenten en medewerkers met verschillende culturele achtergronden, die zijn verbonden door hun gedeelde nieuwsgierigheid naar menselijk gedrag en onze hersenen. Deze nieuwsgierigheid inspireert ons om het brede terrein van de psychologie te verkennen, vanuit verschillende invalshoeken (zoals een biologisch en cognitief perspectief).

Door kleinschalige en studentgerichte methodes in te zetten, zoals probleemgestuurd onderwijs en projectgestuurd onderwijs, stimuleren wij een zelfde soort nieuwsgierigheid bij onze studenten, doordat we hun de instrumenten geven om de wereld van het menselijk brein te ontdekken.


Bureau Onderwijs

Bureau Onderwijs (BO) van de Faculty of Psychology and Neuroscience (FPN) ondersteunt de organisatie van het onderwijs. BO is onder meer verantwoordelijk voor de planning van het onderwijs (programmering, roostering van onderwijs en toetsen), de informatievoorziening aan staf en studenten, onderwijsadministratie (registratie van toets-cijfers, organisatie en verwerking van examens), studiebegeleiding, internationalisering en student-uitwisseling, toelating tot de Masteropleidingen, organisatie van de decentrale selectie, stage-coördinatie, alsmede de beleidsvoorbereiding op genoemde terreinen. Het Bureau Onderwijs werkt voortdurend aan de kwaliteit van haar dienstverlening.

Nieuwsgierig?

Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Merlijne van Overbruggen via mf.vanoverbruggen@maastrichtuniversity.nl voor meer informatie.

Solliciteren?

Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Exchange Officer? Solliciteer dan nu, uiterlijk 16-03-2025, op deze functie.

De eerste sollicitatiegesprekken vinden bij voorkeur plaats op 20 of 21 maart. De tweede gesprekken worden bij voorkeur gehouden op 26 maart.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.