Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Ben jij de onmisbare schakel in het contact tussen de studenten, de faculteit en staf? Dan zoeken wij jou!

Functieomschrijving

Als medewerker Service Desk functioneer je binnen het Bureau Onderwijs (BO) van de Faculty of Psychology and Neuroscience (FPN). Bureau Onderwijs ondersteunt de organisatie van het onderwijs met bijbehorende commissies.

Functiebeschrijving

Bureau Onderwijs (BO) van de Faculty of Psychology and Neuroscience (FPN) ondersteunt de organisatie van het onderwijs. BO is onder meer verantwoordelijk voor de planning van het onderwijs (programmering, roostering van onderwijs en toetsen), de informatie over het onderwijs (Canvas, Ask Psychology, Student Portal), de onderwijsadministratie (registratie van examenresultaten, organisatie en verwerking van examens), studiebegeleiding, internationalisering, toelating tot de masteropleidingen, stagecoördinatie alsmede de beleidsvoorbereiding op genoemde terreinen.

Als medewerker van de Service Desk ben je verantwoordelijk voor het geven van informatie aan studenten en aan staf van de faculteit (telefonisch, per e-mail, via Ask Psychology, Intranet en aan de balie). Om deze informatie goed te kunnen geven, ben je bekend met de verschillende opleidingen binnen de faculteit en de geldende procedures en regelingen, kun je je weg vinden in de informatie op de website en weet je welke andere informatiebronnen je kunt raadplegen. Tevens vervul je een verwijsfunctie naar andere medewerkers binnen de faculteit.

Daarnaast heb je ook een actieve rol in het ondersteunen van communicatie richting student en staf (AskPsy, Intranet, Informatieschermen, etc.). Daarin werk je nauw samen met de medewerker digitale onderwijs- en leeromgeving.

Je werkt in een team dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor de dienstverlening van de Service Desk. Binnen dit team wordt verwacht dat er tijdens de openingstijden van de Service Desk twee personen aanwezig zijn. De Service Desk is op vier dagen per week geopend met uitzondering van de eerste weken van het nieuwe academische jaar. Dan zijn de openingstijden uitgebreider.

Verder behoren organisatorische en administratieve werkzaamheden tot de functie. Hierbij kun je o.a. denken aan:

• fungeren als aanspreekpunt vanuit BO voor de introductiedagen richting Marketing & Communicatie van FPN,
• ondersteuning bieden aan wetenschappelijke staf en studenten m.b.t. Canvas (online leeromgeving) en andere voorkomende administratieve werkzaamheden ten behoeve van het Bureau Onderwijs en de wetenschappelijke staf.
• Tevens ben je de back up voor je collega’s van de Service Desk als het gaat om de secretariële, financiële en administratieve werkzaamheden.

Vanwege de intensieve samenwerking tussen de medewerkers van de Service Desk, met de medewerkers van de Back Office van BO en andere collega’s is het kunnen werken in teamverband en een match met de teamleden een absolute “must”.

Het Bureau Onderwijs werkt voortdurend aan de kwaliteit van haar dienstverlening. Van de medewerker wordt verwacht dat hij/zij mogelijkheden daartoe signaleert en oplossingen aandraagt voor het verbeteren van de kwaliteit.

Functie-eisen

• MBO+/VWO/HBO werk- en denkniveau
• Aantoonbare ervaring in de administratieve of secretariële richting
• Een klantvriendelijke, proactieve, correcte en oplossingsgerichte instelling naar studenten en staf
• Je bent een teamspeler/kunnen samenwerken in teamverband is een “must”
• je kunt goed luisteren, hebt invoelingsvermogen in de student doet er alles aan om vervolgens de student verder op weg te helpen
• Je kunt de behoefte aan informatie vanuit studenten in het grotere verband te plaatsen en de communicatie daarop af te stemmen
• Je bent accuraat, efficiënt, flexibel en in staat om onder druk te presteren
• Uiteraard heb je een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal
• Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Ruime ervaring met het Microsoft Officepakket, kennis van en ervaring in werken met SAP is een pré en je kunt omgaan met hedendaagse multimedia toepassingen

Arbeidsvoorwaarden

De UM wil een aantrekkelijke werkgever zijn. Met goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en veel aandacht voor loopbaanontwikkeling (zowel op het gebied van trainingen en opleidingen als carrièremogelijkheden) wil de UM haar werknemers boeien en binden. Het stimuleren van talent is een belangrijke kernwaarde.

De arbeidsvoorwaarden van UM zijn grotendeels vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website www.maastrichtuniversity.nl, Over de UM > Werken bij de UM > Jij en je werk > Arbeidsvoorwaarden.

Dienstverband: Aanstelling zal plaatsvinden voor een periode van één jaar. Bij gebleken geschiktheid wordt dit na één jaar omgezet in een vaste aanstelling. Bij interne kandidaten wordt de huidige duur van het dienstverband aangehouden.

Aanstelling voor 0,6 fte.

Inschaling in schaal 7 CAO NU minimaal €2.402,00 en maximum € 3.336,00 bruto bij fulltime aanstelling, excl. vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%)

Werkgever

Maastricht University

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment bijna 22.000 studenten en circa 5.000 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

Additionele informatie

Nadere informatie over de inhoud van de functie kan worden opgevraagd bij Ellen Bemelmans, Teamleider Bureau Onderwijs FPN, tel.:+31 6 19977914 , mail e.bemelmans@maastrichtuniversity.nl