Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Het Clinical Trial Center Maastricht (CTCM) is een professionele ondersteuner van mensgebonden onderzoek. Samen met haar partners zorgt de organisatie ervoor dat het onderzoek wordt uitgevoerd conform de geldende wet- en regelgeving, en de kwaliteit geborgd is. Naar behoefte van de klant biedt het CTCM tevens op maat (personele) ondersteuning, om zo gezamenlijk een waardevol wetenschappelijk resultaat te bereiken. Het CTCM fungeert als partner voor een individuele onderzoeker, onderzoeksinstelling of firma op het gebied van mensgebonden onderzoek. Tevens is het CTCM, als trialbureau van het Maastricht UMC+ het startpunt voor ieder onderzoek in het Maastricht UMC+ en de contractpartner voor extern gefinancierd onderzoek. Het CTCM is een dochteronderneming van Maastricht UMC+.

Bij het CTCM zijn momenteel 34 medewerkers werkzaam, en 50 onderzoeksmedewerkers die gedetacheerd zijn aan klanten. Het CTCM is betrokken bij meer dan 500 mensgebonden studies.

Het CTCM is op zoek naar een:

Management Assistant (0.889 fte – 32 uur per week);

die zowel mensgericht als organisatiesensitief is, zelfstandig en nauwkeurig werkt, en proactief secretariële gerelateerde zaken signaleert en oppakt. Het betreft een structurele positie voor ongeveer 32 uur per week, vooralsnog tijdelijk voor de duur van 1 jaar. Bij wederzijdse tevredenheid is het streven om over te gaan tot een vaste aanstelling.

Omschrijving van de afdeling en functie

De Management Assistant zorgt voor het plannen, organiseren en uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel en administratief gebied. Dit ter ondersteuning van de CEO, het management(team) en organisatie, zodanig dat deze in staat worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen. De Management Assistant is de schakel tussen het management (team) en de medewerkers en fungeert als primaire aanspreekpunt voor de directie of managers ten behoeve van externe relaties.

Concreet omvat de functie de volgende activiteiten en verantwoordelijkheden:

• Ondersteuning t.b.v. CEO en management(team)
• Secretariële en administratieve ondersteuning t.b.v. de gehele organisatie (postverwerking, receptie, agendabeheer, archiveren etc.)
• Plannen, organiseren, opstellen van agendapunten en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Uitvoeren voorraadbeheer kantoorartikelen en facilitaire voorzieningen
• Administratief ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de gehele organisatie
• Coördinatie van procurement en erop toezien dat dit op de juiste wijze wordt toegepast in de organisatie
• Ondersteuning Travels (lease auto’s, deelfiets en (buitenlandse) reizen en hotelreserveringen).
• ICT ondersteuning ten aanzien van de werkplekken
• Prioriteren en afhandelen van ad hoc werkzaamheden en onverwachte situaties
• Bijhouden van Social Media kanalen

Wat wij vragen

• HBO werk- en denkniveau en/of een afgeronde administratieve of secretariële opleiding
• Meerdere jaren werkervaring als management assistent en/of directiesecretaresse
• Kennis van secretariële, administratieve en organisatorische procedures
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal (spreken en schrijven)
• Goede kennis van de Engelse taal (spreken en schrijven)
• Goede beheersing van MS Office pakket
• Affiniteit met ICt
• Affiniteit met Social Media (Facebook/LinkedIn)

Wij bieden

Een uitdagende functie in een dynamisch bedrijf met een prettige werksfeer. Bij gebleken geschiktheid zal er een bij de functie passend salarisaanbod worden gedaan afhankelijk van opleiding en ervaring (salarisindicatie: schaal 8 CAO UMC). Verder is er een uitgebreid pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering en een uitstekende pensioenvoorziening conform de CAO UMC.

Inlichtingen

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen met Mark Gerritsen, Manager a.i. Business Management, telefoonnummer 043-387 2040 Voor informatie met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden kunt u contact opnemen met mevrouw Linh van Kan, HR advisor a.i., telefoonnummer (+31) 06 29 65 22 28

Sollicitaties

Solliciteren per e-mail met motivatiebrief heeft de voorkeur, naar adres: hrm.ctcm@mumc.nl Er zal zowel in- als extern worden geworven. Bij gelijke geschiktheid zal de voorkeur uitgaan naar een interne kandidaat.

Sluitingsdatum: 16 augustus 2021

Eerste gespreksronde zal plaatsvinden in de week van 23 augustus 2021, de tweede gespreksronde in de week van 6 september 2021.

Het online screenen, bijvoorbeeld via zoekmachines en social networks kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure.